Contexte

Le cabinet Job Link recherche, pour le compte de son client un(e)  Assistant(e) gestion des événements H/F  (H/F) sur site à Marseille 9eme jusqu’à fin aout, dans le cadre d’un accroissement temporaire d’activité. 

Sous la responsabilité du Responsable de Site /Directeur de site ou Responsable de Gestion Patrimoniale, l’assistant gestion des événements assure le rôle de support auprès des équipes opérationnelles, en prenant en charge notamment la gestion administrative liée à l’exécution des contrats clients, afin de contribuer à son bon fonctionnement.

GESTION DES ÉVÉNEMENTS
▪ Assister les responsables/directeurs de site, Responsable de service des Ateliers sur le suivi des signalements ISIS.
▪ Il enregistre et ventile les demandes d’interventions sur ISIS, outil client de gestion des demandes d’interventions.
▪ Il assure la saisie des informations sur le logiciel client de suivi du Travail Pénitentiaire.
▪ Il compile l’ensemble du reporting de l’établissement.
▪ Peut-être amené à participer aux réunions mensuelles d’activité

GESTION ADMINISTRATIVE/POLYVALENCE
▪ Saisir les factures et traiter les anomalies de facturation en collaboration
▪ Assurer et suivre les autorisations d’accès du site
▪ Peut être amené à établir ponctuellement les comptes rendus des réunions sur site (clients, réunions internes….)
▪ Peut être amené(e) à assurer l’organisation des déplacements du personnel du site (réservation transport,
hébergements….)
▪ Il assure la gestion administrative du personnel (notamment organisation des formations)
▪ Il assure également, ponctuellement, la prise des appels téléphoniques de l’accueil téléphonique

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Peut-être amené à titre subsidiaire suivant l’organisation sur site à :
▪ Assister les responsables/directeurs de site sur le suivi de la gestion administrative du personnel (suivi des congés payés, des visites médicales….)
▪ Assurer le suivi de la flotte automobile du personnel en étroite collaboration avec les gestionnaires du parc automobile 
▪ Suivre et transmettre les éléments de paie au service RH (feuilles de pointage – OXIGEN)
▪ Assurer l’organisation et le suivi des formations dédiées au personnel du site

PROCÉDURES, SMI ET SQEÉ
▪ Assure les reports de données nécessaires au suivi de son activité
▪ Applique les procédures Performance – Qualité — Sécurité – Environnement – Energies
▪ Travaille en étroite collaboration avec le RSI si présent sur site pénitentiaire afin de s’assurer du suivi du traitement des événements ISIS.

▪ Respecte les règles de l’administration pénitentiaire et du service Ressources Humaines, en particulier en matière de confidentialité.

▪ Il /elle respecte les procédures pénitentiaires.

Profil

L’emploi d’assistant (e) de site requiert les connaissances et compétences suivantes :

Le Savoir
▪ Savoir utiliser les documents de travail,
▪ Avoir une bonne pratique des mathématiques (pourcentage, règle de trois, moyennes..),
▪ Posséder de bonnes connaissances dans les techniques de l’emploi,
▪ Avoir des notions de base sur plusieurs technicités,

Le Savoir-faire
▪ Exécuter des tâches simples,
▪ Respecter les règles de sécurité relatives à son emploi,
▪ Adapter son activité dans le cadre de sa mission

Le Savoir Être
▪ Communiquer et échanger avec des interlocuteurs internes,
▪ Prendre en compte des demandes des interlocuteurs extérieurs à l’entreprise,
▪ Transmettre l’information
▪ Avoir un sens aigu de la confidentialité

Conditions :

• Rémunération à partir de 26 000 annuels. 

• Travail en journée de 8h00-12h00 et de 13h30-16h30 ; du lundi au vendredi 

Conditions spécifiques :

• Prime  mensuelle de 100 €, proratisée selon le temps de présence

• Prime vacances sur une base de 13.3 mois, proratisée

• Panier repas à 3,55 € par jour travaillé

• Casier judiciaire vierge exigé

• Job Link recherche une personne rigoureuse, autonome et organisée, capable de gérer simultanément plusieurs activités techniques dans un environnement spécifique et réglementé.